上司のための通信教育活用マニュアル|JTEX 職業訓練法人 日本技能教育開発センター

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上司のための通信教育活用マニュアル

目次

1.通信教育における部下指導の必要性

部下の育成、能力開発は管理監督者の重要な仕事のひとつですが、その最も効果的な方法は、仕事を通じた指導により能力を高めていく「部下指導」実践的なOJTだといわれています。

しかし、部下の教育必要点のすべてを職場指導により全てカバーすることは不可能で、自己啓発や集合教育の活用が必要になります。

部下の教育必要点のうち、職場指導より自己啓発にゆだねるほうが効果的なもの(基礎的な部分で、理論的に順序立てておしえなければならないもの等)については、通信教育を活用するのが非常に有効な方法です。

採用した通信教育の講座は社外で編集されたものであるため、内容的に良いものであっても、完全に社内の業務に密着しているわけではありません。

このため、通信教育に所属長の職場指導を加えることによって、その効果はより発揮され、受講者本人の能力向上、ひいては業績を高めていくことにもなります。

また一方、通信教育そのものは受講者の自己啓発意欲と努力があってはじめて修了しうるものであり、途中で挫折しやすいという欠点も持っています。

このため、受講中の部下に対して管理監督者は、直接職場指導として援助してやることも非常に重要なことです。

☆ 次に、通信教育の流れに従って、ポイントを解説していきます。

2.受講講座選定時の指導

通信教育受講に際し、管理監督者の指導のポイントとなるのが、受講する講座を選定する時のアドバイスです。講座選定をまちがえると修了に至らないばかりか、修了したとしても効果の薄いものとなりがちです。また、通信教育に対して悪い印象を持つことによって、学習意欲そのものを阻害してしまうこともあります。

通信教育の受講には、自発的に受講する場合と所属長の推薦により受講する場合がありますが、どちらにしても適切な講座を受講するように部下を導いてやるのが所属長の役割です。

講座選定にあたっては、部下の能力、教育必要点など本人の状況を十分把握したうえで、下記の留意点を検討し適切なアドバイスを行なってください。

①本人にとってふさわしい内容であるか?

【自己啓発の場合】

  • 現時点での自己啓発目標達成のために有益な内容であるか?
  • 将来のキャリア形成に役立つテーマであるか?

【業務上必要とする場合】

  • 担当業務とどのような関連性があるか?
  • 業務知識向上のために有益な内容であるか?
  • 学習目的をハッキリと理解しているか?

※ 受講パンフレット記載の「主な受講対象」「主な学習項目」を参照して下さい。

②修了する事が可能であるか?

【自己啓発の場合】

  • 本人の能力、担当業務の状況からみて、所定期間内に学習を修了することが可能であるか?
  • 自学自習できるだけの予備知識を備えているか?

※ 受講パンフレット記載の「学習期間」「難易度」を参照して下さい。

3.受講途上の指導

通信教育を受講する効果には、知識の習得だけではなく、数か月間を費やして継続学習し、結果「修了」するという達成感も同時にあることです。

ただ、前述のように、通信教育は受講者の自己啓発意欲と努力があってはじめて修了しうるものであり、刺激にとぼしく途中で挫折しやすいという欠点もあります。受講者にとっては孤独な歩みでもあり上司や同僚などまわりの支援は大きな励みとなります。

このように、通信教育は、他の教育と違って「修了できるかどうか」が、最も大きなポイントであり、次ぎの学習意欲へと繋がる良いサイクルが出来るかどうか、受講途上の指導が最も重要になってくるのです。

以下のポイントに留意し、修了に導く支援をして下さい。

①進捗状況のチェックと激励

自学自習を長期間継続するうえで、所属長の励ましや注意は非常に有効です。テキストでの学習状況、レポートの提出が所定のスケジュールどおり進んでいるかをチェックし、スケジュールをきちんと消化していれば、ほめ(特に学習の継続が困難な状況の時)、逆におろそかにしていれば注意をするように努めて下さい。

②報告させる

途中のマンネリを防ぐために、仕事に関係のあること、参考になること、自己啓発のうえで役立ったことを報告させるのもひとつの方法です。
(報告の形式は自由で、口頭でもかまいませんが、レポート形式であればなお有効です。)

③疑問点に答える

受講途上に生じた疑問は、教育団体に質問できるようになっていますが、もし、所属長がその疑問に答えられればそれに勝るものはありません。所属長が部下の受講講座すべての知識をもっているわけではありませんが、疑問点を尋ねて質問が出てくれば、できる限り答えるようにして下さい。

④グループ学習を推進する

同じ職場内、もしくは関連する職場や近い職場で、同一の講座の受講者を集め、5名から10名のグループを作り、学習会を開催させることも大変有効です。同じテーマをもって学習すると連帯感も沸き、レポートの作成にも複数の意見を検討することができます。また、レポートの提出スケジュールも計画的に進めることができるでしょう。
通信教育のレポート提出と同じペースで一か月に1回以上開催し、リーダーも順次交替していく方法が良いようです。受講者は相互研鑽をはかることができ、修了率のアップにつながります。

⑤朝礼などの機会に修了証を渡す

これは本人への励みになるだけでなく、周囲の人達にも少なからず刺激を与え、次の機会へ学習意欲が湧くことが多いようです。

4.修了後の指導

受講者が通信教育を修了した時点で指導が終わると考えがちですが、修了後も通信教育で取得した知識を活かせるようにフォローすることが、今後の部下の自己啓発意欲を継続させる意味でも大切なことです。

①修了後の報告

通信教育修了後に内容で参考になったこと、仕事に関連のあったこと、自己啓発のうえで役立ったことなどを報告書や感想文でまとめさせることも学習内容を自分のものにするうえで効果があります。

②日常業務への反映

社外通信教育の基本的性格は、一般的基本知識の習得にありますが、その知識を職場の実務に反映させてこそ活きたものになります。可能であれば、なるべく講座の内容と関連のある仕事をさせる機会を与えて下さい。その業務の遂行過程で助言や指導を行なうことによって、習得した知識が実務を通してしっかりと身につくようになります。

③資格試験受験のすすめ

資格取得コースの各講座は資格試験の受験準備を主な目的にしていますが、もちろん受験を目的としない周辺知識習得のためにも受講することができます。
資格試験への挑戦は更なる実力養成の励みになりますので、受講者本人に意欲があれば、受験するようにすすめて下さい。

まとめ

ここまで、所属長の指導内容について述べてきましたが、受講者の職場風土も所属長の指導と同様に通信教育の学習をすすめるうえで大きな影響力をもっています。

「日常の仕事をするだけでは不十分、あらゆる機会をとらえて能力向上をはかる必要がある」という意識を職場構成員が一人ひとり持っていれば、通信教育での知識習得に止まらず、さまざまな企業内活動に好影響を与えることは言うまでもありません。一つひとつの職場には必ず集団としての組織風土があり、そして、その職場の長の影響力が大きく作用します。すべての管理監督者が自己啓発意欲の高揚に職場の長としての影響力を行使するならば、企業内教育の成果をあげることもさることながら、企業組織全体の活性化につながることは間違いありません。

企業組織のキーマンである管理監督者は、部下の支援、援助に腐心するのみではなく、自ら率先垂範して自己研鑽に励む姿を示し、常に周囲に好影響を与え続けることによって部下の目標ともなるように努めて下さい。

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